La vie de bureau

En 1900, l’employé de bureau, clerc de notaire, comptable d’entreprise, rédacteur de ministère, était naturellement surnommé « rond-de-cuir ». Les avant-bras protégés par des manchettes de lustrine, il calligraphiait lentement actes, comptes et rapports. Papier, porte-plume, buvard, règle, gomme et classeurs constituaient l’essentiel de son matériel. Les bureaucrates, proportionnellement peu nombreux, se distinguaient de la grande masse des travailleurs.
A mesure que la mécanisation de l’industrie et de l’agriculture donnait la possibilité de produire plus avec une main-d’œuvre moindre, les tâches d’organisation, de gestion, d’administration s’en sont trouvées augmentées. Avec l’augmentation des ces fonctions d’administration, les bureaux ont vu leur nombre s’accroitre.
Les fabriques d’autrefois tenaient dans un coin de l’usine. Aujourd’hui, les services financiers, les assurance crédit, les secteurs juridiques, administratifs, sociaux, les bureaux d’études, de publicité, de vente des grandes entreprises d’assurance, occupent des immeubles entiers. Le cœur des villes est envahi par les bureaux. Les employés de bureau tendent à devenir plus nombreux que les producteurs.
La multiplication des employés et l’introduction de matériel dans les bureaux, eurent pour conséquence une division plus poussée du travail et la création d’une hiérarchie plus complexe. Il existe désormais un personnel abondant dans le domaine de la bureaucratie.
D’un service ou d’un bureau à l’autre, le contenu du travail diffère. Ici on étudie un problème juridique, un cas social, l’application d’une clause d’assurances crédit, là on établit un devis, on définit un programme, on négocie un achat, une vente, une association. Ailleurs on trie des informations, on rédige des circulaires ou encore des slogans publicitaires. Plus une entreprise ou une administration comporte de services différenciés, plus il importe qu’au niveau de la direction il existe un véritable bureau chargé de la coordination de tous les autres. Si le contenu varie, les formes du travail, au contraire, demeurent partout sensiblement les mêmes. Presque partout, les membres de la direction, les responsables des principaux secteurs disposent d’un bureau personnel et d’une ou plusieurs secrétaires, tandis que leurs collaborateurs partagent souvent un même local à deux, trois, quatre ou plus et ont un secrétariat commun.
Au sein de chaque bureau, le travail porte sur une matière déterminée. Cette matière abstraite a nécessairement pour support la parole ou l’écrit. Dans un bureau donné on recevra des visiteurs clients, administrés, collaborateurs de l’entreprise. En un autre lieu on travaillera uniquement sur des rapports, des lettres, des devis, des plans où tous les renseignements concernant un projet, une étude, l’état d’une affaire ou la situation d’une personne, seront réunis dans un dossier.
Les éléments d’un dossier sont souvent très divers comme des notes, lettres, rapports, devis, plans, photographies, microfilms, bandes magnétiques, fichiers informatisés, et un même dossier passe généralement entre les mains de plusieurs personnes. Entre l’employé qui le met en place et le directeur ou le chef de service qui finalise en apportant des solutions, il y a toutes les personnes qui émettent un avis sur des points précis ou qui préparent une synthèse de l’ensemble. Les synthèses permettent de présenter le dossier dans une conférence de direction ou devant un conseil d’administration. Le travail ne peut être efficace que si les dossiers sont parfaitement classés, tâche qui incombe à la secrétaire ou au niveau de l’entreprise à des documentalistes. Il s’agit de la dactylographie des lettres, des rapports, la tenue de l’agenda, etc. Si les informations sont fichées sur ordinateur, des documentalistes travaillent avec des informaticiens.
L’ arrangement d’un dossier et l’exécution des décisions prises se font s’il existe des communications entre le bureau et d’autre part les divers services de l’entreprise. Coups de téléphone, correspondance, rendez-vous, à l’intérieur ou à l’extérieur, font plus ou moins partie, selon les fonctions occupées, du travail quotidien. Ce travail est préparé par des réunions quotidiennes ou hebdomadaires. Les réunions permettent à l’ensemble des responsables de services, ou le personnel d’un bureau, de faire le point des travaux, ou bien d’établir un programme. L’information peut ainsi circuler sous forme de notes, instructions, rapports, conversations le plus souvent téléphoniques, d’où l’importance des standards.
Dans les bureaux d’autrefois, on entendait crisser les plumes ou crépiter les machines à écrire. L’invasion de la technique et de ses appareils introduit sans cesse dans les bureaux de nouvelles générations de matériel de plus en plus informatisés. L’image est classique du P.D.G. qui jongle avec une batterie de téléphones et communique par interphone, par webcam et par e-mail avec sa secrétaire. On ne conçoit plus de bureau sans ces appareils, leurs circuits audio-visuels, leurs télé-imprimantes, grâce auxquelles la note dictée au siège parisien d’une société sortira immédiatement dactylographiée de la machine, dans la succursale de Quimper ou de Toulouse.
L’intrusion de la technique ne va pas sans répercussions sociales. Machines à calculer ou imprimer remplacent les comptables et les employés aux écritures. Du patron qui dicte le soir, le courrier qu’une secrétaire tapera le lendemain matin, les contacts se raréfient. En revanche, des techniciens, des ouvriers chargés du fonctionnement ou de l’entretien des machines entrent dans les bureaux, collaborent avec les secrétaires, les documentalistes, les rédacteurs et les chercheurs. De nouveaux métiers se développent au fur et à mesure que la technologie apporte son soutien à tout ce qui concerne le travail de bureau.